Video conferencing memungkinkan sebuah perusahaan menjalankan bisnisnya dengan sangat efisien. Cara terbaru dalam melakukan meeting ini dapat memberikan solusi bagi banyak perusahaan. Hal ini dapat mengurangi biaya perjalanan karena video conference dapat dilakukan dari mana saja. Penggunaan video conference juga akan membantu orang-orang menjaga keseimbangan antara kerja dan kehidupan pribadi. Ini juga pada akhirnya membantu bisnis menjadi lebih kompetitif karena mereka mampu berkomunikasi jauh lebih baik dan cepat. Namun, hal-hal tertentu harus dipelajari untuk memastikan manfaat maksimal dari video conference. Untuk itu, Anda dapat menggunakan panduan berikut.
Persiapan untuk konferensi video. Dari penjadwalan hingga memulai dan mengakhiri, setiap konferensi via video harus berjalan dengan sempurna. Bahan/materi juga harus dipersiapkan dengan baik sedari awal. Orang-orang yang andil dalam konferensi perlu memutuskan apakah mereka harus menyediakan informasi versi digital atau tidak. Jika ya, akan lebih baik mengirimkan informasi tersebut melalui email kepada para anggota sebelum memulai video conferencing.
Tentukan ruangan untuk konferensi video. Ini sangat penting ketika terjadi brainstorm dan harus berkonsentrasi mencari ide untuk perihal apapun. Jika ruangan memiliki banyak jendela, tutup gorden atau tirai jendela untuk menghilangkan silau pada display. Pencahayaan alami di luar ruangan ditambah dengan pencahayaan dalam ruangan dapat memberikan efek buruk pada tampilan layar. Memanfaatkan perangkat audio visual yang canggih dan berkualias akan membuat sesi konferensi jadi lebih jelas dan stabil.
Pastikan alat berfungsi dengan benar dan semua orang dapat didengar sebelum acara dimulai. Selain itu, pelajarilah etiket selama melakukan video conference. Artinya, berbicara dengan suara yang jelas; berbicara langsung ke mik; dan tidak melakukan gerakan yang tidak perlu (mis., mengetuk meja, bermain dengan pena, atau mungkin membolak-balik dokumen) yang dapat mengganggu orang lain.
Batasi diskusi dengan tim di ruangan yang sama untuk menghindari kesalahpahaman selama rapat. Jika terjadi diskusi dalam ruangan yang sama, pastikan orang-orang dari lokasi yang jauh mengetahui tombol mute guna memberi waktu kepada tim untuk diskusi internal.
Akhirnya, pilih layanan video conference yang profesional, yang menawarkan berbagai sistem. Baik itu untuk konferensi video skala kecil yang memerlukan papan tulis interaktif atau mungkin konferensi besar di dalam auditorium, layanan terbaik harus memiliki perangkat terbaru untuk memberikan pengalaman video conference yang lebih baik.
Video conference merupakan salah satu cara untuk menekan pengeluaran bisnis. Dengan melakukan apa yang kami sarankan sebelum dan selama video conference, perusahaan mana pun dapat mengadakan konferensi yang efektif dan merasakan manfaat yang tak terhitung jumlahnya dari jenis komunikasi ini.